Assistant.e Administratif.ve

 

Mise à disposition auprès de deux adhérents du GE OPEP :

l’association Pollux et l’association Les Curiosités

L’association Pollux a pour mission de promouvoir et développer des actions culturelles dans le champ des musiques actuelles et amplifiées. Il organise chaque année plusieurs concerts et évènements dont l’Xtrem Fest qui se déroule le 1er week-end d’août.

L’association Les Curiosités est organisatrice des soirées Les Curiosités du Bikini, du festival Le Weekend des Curiosités qui se déroule le 1er week-end de juin et autres soirées sur le territoire toulousain. La programmation est axée sur la découverte et les talents émergents.

 

POSITIONNEMENT DANS LA STRUCTURE

Responsable hiérarchique : Direction du GE OPEP

Responsable opérationnel : Conseil d’administration et Direction administrative des structures rattachées.

 

DESCRIPTION DU POSTE 

L’assistant.e  administratif.ve aura pour mission d’assister les dirigeants des structures dans l’administration et le suivi de production

 

1 – Aide à la gestion associative

-         Aide à la coordination de la vie associative en lien avec le bureau

          (préparation des réunions, communication interne, compte rendus)

-         Secrétariat courant : accueil téléphonique et physique, traitement du courrier

           et des mails, relation avec les fournisseurs et prestataires (commande,

           livraison, achat, règlement…)

-         Aide au montage et suivi des dossiers de demande d’aide financière

-         Participation au développement du projet associatif

 

2 – Suivi de production

-         Appui logistique : analyse des fiches techniques, réservation des hébergements et des transports, demandes d’autorisations…

-         Tenu du listing et gestion du matériel de l’association,

-         En lien avec le régisseur et/ou le responsable logistique : suivi du planning de livraison des marchandises, élaboration et mise en places d’outils de suivi de production

-         Préparation et suivi budgétaire des évènements

 

3 – Gestion des bénévoles

-         Tenue du registre des adhérents et suivi des adhésions

-         Organisation des soirées conviviales

-         Appui à la coordination des chefs d’équipes

          (réunions de préparations, bilans…)

-         Mobilisation et gestion des bénévoles sur les évènements

 

PROFIL

 

EXPÉRIENCES / COMPÉTENCES REQUISES POUR LE POSTE

-         Expérience dans l’organisation de spectacles ou formation dans ce domaine

-         Intérêt pour les musiques actuelles

-         Maîtrise des logiciels informatiques courants

 

COMPÉTENCES ASSOCIÉES / APTITUDES

-         Qualités relationnelles et dynamisme

-         Rigueur et sens de l’organisation

-         Capacité à travailler en équipe avec une grande variété d’interlocuteurs :

           artistes, équipes techniques et administratives, bénévoles…

-         Disponibilité certains soirs et week-ends

 

CADRE D’EMPLOI

CDI temps plein - 35 heures - annualisé  

Environ 1591 € bruts mensuels (Groupe B – coefficient 255, CCN Animation)

Lieu de Travail : Toulouse et Albi

Clôture des candidatures le 18 janvier 2019

Entretiens à Toulouse le 25 janvier 2019

Prise de poste le 11 février 2019

 

Envoyer CV et lettre de motivation par email UNIQUEMENT à : recrutement@ge-opep.org